회의의 정의를 살펴보는 것으로 오늘의 post를 시작하겠다. 여기저기 돌아 다니기 귀찮아서 naver에게 물어 봤다.
회의 :
일정한 형식 ·규칙을 준수하면서 개별 의제를 다수결원리하에 능률적으로 결정해 나가는 진행 절차를 말하며, 또는 이러한 종류의 모임을 계속적으로 가지는 기관을 가리키는 경우도 있다.
모든 구성원의 참여를 요건으로 하며 의견과 정보교환을 통하여 최선의 시책을 강구하는 것이므로 의견발표나 상사의 명령, 정보전달을 목적으로 소집된 것은 회의라 하지 않는다. 인간이 집단생활을 시작했을 때부터 발생하여 집단이, 특히 그 노동에 있어서 통일행동이 요구되면서 회의형식이 생겨났다.
한편 경영학에서는, 조직을 형성하는 기관 중에서 복수인에 의하여 구성되어 회의형식에 따라 의사결정 또는 의사소통을 하는 것을 회의체라고 한다.
그렇다. 인용문에서 bold로 표시해 놓은 부분이 회의의 핵심이다. “…모든 구성원의 참여를 요건으로 하며 의견과 정보교환을 통하여 최선의 시책을 강구하는 것…” 회의는 공동의 목적을 달성하기 위해서 이해가 서로 다른 사람들이 모여서 뜻을 모으는 것이 회의의 본질이다. 그렇기 때문에 우리는 회의를 끝냈을 때 “의사 결정”이라는 열매를 얻어야 한다.
화기애애하게 만담을 나누거나, 상사가 기분 나쁘다고 아래 직원들 모아 놓고 깨는 자리는 회의가 아니다. 그런 식의 회의는 만담회, 친목회 내지는 쫑크먹는 자리라고 불러야 한다. 그러나 회사원들이 하루에도 한 두번씩 참석하는 회의를 한까풀만 까보면 만담회고 친목회고 깨지는 시간이다. 편의점에서 산 초코렛을 까보니 영양갱이라면 참을 사람이 있을까? 그러나 회의인 줄 알고 참석했더니 만담회, 친목회 였다고 화내는 사람은 별로 없다.
오늘도 그런 회의에 여러가지 이유로 끌려 갔다가 2시간의 시간을 보냈다. 내 참석이 필요했던 시간은 2시간의 마지막 10분이었다. 조용필이나 서태지같은 스타급 가수는 마지막 무대를 장식하기 위해서 대기실에서 다른 가수 노래를 듣는다고 위로하긴 했지만… 1시간 50분이라는 긴 시간은 은퇴 후 89살까지 인생 계획을 세우고 나서 손자들 장가 보내고 증손자들 초등학교 입학하는 것까지 상상해도 5분이나 남을 정도로 긴 시간이었다.
이런 사태가 벌어진 이유를 남는 5분 동안 생각했다. 고심의 결과 이유는 두 가지 정도로 축약되었다.
1. 회의 시간에 공부하는 사람
naver의 정의를 참조하지 않아도, 회의는 정보전달의 시간이 아니라는 것은 누구나 다 안다. 말 그대로 서로 의견이 다룬 부분을 조율하고, 의사결정을 하기 위한 시간이다. 그런데 참석자 대부분이 알고 있는 사실을 회의에 와서 물어 가면 사태 파악하는 분들이 있다. 물론 본인이야 선생님이 가르쳐 주기 때문에 그 시간이 의미있는 시간이겠지만, 이미 정석에 유제까지 풀어본 다른 참석자들은 그 시간동안 은퇴계획이나 세우고 있어야 한다. 따라서 회의 참석자들은 회의의 의제가 무엇인지 참석 전에 명확히 공부하고 와야한다. 그래야지만 다른 사람들이 은퇴 계획을 세우지 않아도 된다.
2. 회의 진행자의 자질과 Agenda
갑돌이가 처음으로 해외여행을 가게 되었다. 사실 여행을 머리털 나고 처음 가 보는거다. 마음은 들떠있지만, 막상 짐을 꾸릴려고 하니까 무엇을 싸야하질 막막했다. 우선 겉옷 몇 개와 속옥 몇개를 넣고 보니, 세면 도구가 필요하다는 생각이 들었다. 욕실에 있는 샴푸, 린스, 비구, 치솔, 면도기를 싸고 보니 가방이 2/3나 찼다. 음식이 맞지 않아서 고생할 걱정에, 어머니에게 부탁해서 김치를 비롯한 각종 밑반찬을 가방에 넣었다. 반찬을 넣고보니 더 이상 가방에 물건이 들어가 자리가 없었다. 마침 집에 돌아온 갑돌이 형이 비상약품은 챙겼는지 물었다. “맞다! 응급약품!” 거실을 뒤져서 밴드, 소독약, 소화제, 겔포스를 가방에 넣으려고 가져왔지만 막상 가방에 들어갈 자리가 없었다. 할 수 없이 또 다른 가방에 짐을 꾸렸다. 이 걱정, 저 걱정에 짐싸기때문에 갑돌이는 긴 밤을 하얗게 보냈다고 한다.
갑돌이식 짐싸기는 회의에도 적용된다. 갑돌이 짐싸기의 문제는 발생하기 힘든 상황까지 고려하다 보니 그에 필요한 물건이 많아졌기 때문이다. 마찬가지로 회의 주재자도 회의 참석자의 범위와 의사결정의 한계를 명확히 하지 않는다면 정문 수위부터 회장님까지 모든 사람을 소집해야 한다.
“이 사람을 빼 놓면 어떻게 하지?”
“저 사람이 참석 안했다가 욕먹으면 어떻게 하지?”
이런 걱정들이 구지 참석할 필요가 없는 사람들도 회의에 소집하고, 나처럼 life plan이나 세우고, 다른 사람 연구수업에 참관하게 만든다.
” 회의 주재자여~ 당신에게는 막강한 권한이 있으니 당신의 의지대로 하옵소서. 단! 당신의 걱정때문에 무심코 add한 한 명의 참석자는 그 긴 회의시간을 허벅지 꼬집어 가면 인고의 시간을 보낸다는 사실을 잊지 마소서!”
긴 회의 짧은 코멘트 후 단상을 적어본다.
하루 하루를 깨어 있다는 느낌으로 산다는 것은 무척이나 힘든 일이다. 그러나 작은 것 하나라도 내가 주인이 된다는 생각으로 행동한다면, 그 만큼 세상은 진보하는 것이다.
